Eu vivo num mundo cheio de papéis. Já não bastasse a quantidade de artigos, livros e anotações que me cercam por causa do mestrado, volta e meia me pego com várias notas fiscais e recibos de pagamentos acumulados na bolsa. Mas vou tentando me organizar. Ano passado, comprei uma pasta sanfonada com os meses do ano escritos nas divisórias e aqui em casa virou lei: os comprovantes das contas pagas devem ir religiosamente para a pasta em seu respectivo mês. No final do ano, separo por modalidade (aluguel, luz, internet, etc.) e coloco tudo em uma pasta com uma etiqueta indicando o ano daqueles comprovantes. Também tenho pastas separadas para:

Documentos importantes: Certidão de nascimento, certidão de casamento, passaporte entre outros.

Diplomas: onde coloco todos os certificados e diplomas de cursos que fiz e eventos que freqüentei (facilita horrores na hora de preencher um currículo).

Saúde: Todos os resultados de exames médicos que fiz nos últimos anos.

Compras feitas: Notas fiscais e manuais de eletrodomésticos, móveis e qualquer outro bem que possa ter garantia ou de custo mais significativo.

Isso além das dezenas de outras pastas relativas às disciplinas do mestrado e outros interesses. Tudo devidamente padronizado em uma só cor e bem sinalizado com etiquetinhas vindas do meu rotulador (a melhor aquisição EVER em se tratando de organização). Agora quando o assunto são notas fiscais de pequenas compras, sou uma negação, vou acumulando na bolsa porque fico insegura de jogar fora (vai que vem cobrando errado na fatura do cartão) e depois de alguns meses (quando já não cabem mais na bolsa) jogo tudo fora.

Aqui estão algumas coisitas podem ajudar na organização da papelada:

1. Caixa / Etna – R$29,99
2. Mini arquivo aramado / Kalunga – R$28,52
3. Rotulador manual Dymo / Kalunga – R$32,00
4. Rotulador eletrônico Brother / Kalunga – R$109,00
5. Pasta com abas / Lojas Americanas – R$9,49
6. Pasta sanfonada / Kalunga – R$28,79
(preços persquisados em junho de 2009)

Para quem tem dúvidas sobre o tempo que devemos guardar os documentos mais básicos,
aqui estão dicas retiradas do site do Procon:

Água, luz, telefone e demais contas de consumo de serviços essenciais: cinco anos

Condomínio: Por todo o período em que o morador estiver no imóvel. Para diminuir o volume de papel você pode pedir a cada ano à imobiliária ou à administração uma declaração de que está em dia com suas contas.

Seguros: A proposta, apólice e os recibos de pagamento devem ser guardados por mais um ano após o tempo em que ele estiver vigorando.

Convênio médico: A proposta, o contrato e, no mínimo, os recibos referentes aos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.

Mensalidade escolar: Recibos e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.

Cartão de crédito: As faturas e os comprovantes de pagamento devem ser guardados por um ano.

Notas fiscais: As notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem outros problemas que possa ter a solução reivindicada por você.

Aluguel: O locatário deve guardar o contrato e os recibos até sua desocupação e conseqüente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.

Os técnicos da Fundação Procon-SP dizem que, todos estes prazos são somente para problemas relativos a consumo. Outras situações e/ou entidades (Receita Federal, Detran, Prefeitura, Cartórios, Fóruns, Tribunais de Pequenas Causas, etc.) podem ter regras próprias.